Sanzione per omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri paga e dei libri matricola

Il Ministero del lavoro interviene nuovamente per fornire ulteriori chiarificazioni in merito alla corretta applicazione dell’art. 1, comma 1178, L. n. 296/2006 (Finanziaria 2007) che prevede una sanzione amministrativa da € 4.000 ad € 12.000 nei casi di omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri matricola e dei libri paga.I primi chiarimenti relativi alla corretta interpretazione della norma erano stati forniti con lettera circolare del 29 marzo 2007. Ora il Ministero del Lavoro ritiene utile fornire agli Uffici Ispettivi ulteriori chiarimenti ed istruzioni operative, volte ad agevolare e uniformare il comportamento ispettivo in sede di verifica.Libri privi di vidimazione - il Ministero precisa che, con riferimento all’illecito di omessa istituzione dei libri obbligatori, lo stesso si configura in relazione all’ “originale” del libro di matricola o di paga.Pertanto, qualora nel corso dell’accertamento ispettivo siano rinvenuti libri privi di vidimazione ma sia comunque accertata l’esistenza altrove di documenti originali vidimati trova applicazione l’illecito di omessa esibizione[1] ovvero di rimozione dei libri [2]e non già l’illecito di omessa istituzione.Libri non dichiarati conformi agli originali - l’eventuale rinvenimento in sede ispettiva libri “non dichiarati conformi agli originali” non necessariamente configura l’illecito della omessa istituzione. In questo caso il personale ispettivo è tenuto a svolgere ulteriori accertamenti sulla effettiva esistenza in altro luogo di documenti vidimati prima di procedere alla contestazione della citata sanzione.Libri dichiarati conformi e inesistenza dei libri originali – se, pur essendo presenti sul luogo di lavoro libri “dichiarati conformi agli originali”, viene poi accertata l’inesistenza di libri originali può essere contestata la sanzione per omessa istituzione e la falsità della dichiarazione di conformità sarà oggetto di comunicazione alla Autorità Giudiziaria per il successivo avvio del procedimento penale.Decorrenza dell’applicazione della sanzione - l’illecito relativo alla omessa istituzione è da considerarsi illecito istantaneo con effetti permanenti. Di conseguenza la sanzione da € 4.000 a € 12.000 trova applicazione se l’obbligo della messa in uso decorre dal 1° gennaio 2007.Tempi per l’esibizione della documentazione – il Ministero precisa che il personale , in sede di visita ispettiva, dovrà tener conto dei tempi tecnici strettamente necessari perché la documentazione richiesta sia reperita. Tali tempi non potranno protrarsi oltre il periodo di permanenza in azienda del personale di vigilanza per l’effettuazione degli adempimenti[3]. In tali ipotesi, come già evidenziato dalla lettera circolare del 29 marzo u.s., trova comunque applicazione la sanzione per la rimozione dei libri obbligatori.Documentazione e mezzi telematici-informatici – possono essere esibiti con strumenti informatici e telematici le comunicazioni di assunzione anticipata al Centro per l’impiego, le comunicazioni del codice fiscale all’INAIL, le lettere di assunzione comprensive del numero di registrazione sul libro matricola (a meno che il lavoratore in questione non sia stato l’ultimo assunto in ordine di tempo), i prospetti paga e i libri obbligatori (a meno che il lavoratore in questione non sia stato l’ultimo assunto in ordine di tempo).Dichiarazione di conformità agli originali – la possibilità di dichiarare la conformità agli originali dei libri obbligatori è riconosciuta anche ai datori di lavoro che, pur affidandosi ad un professionista abilitato per gli adempimenti legati alla gestione del rapporto di lavoro, conservino essi stessi gli originali dei libri di matricola e di paga e non abbiano effettuato la comunicazione preventiva di cui all’art. 5 della L. n. 12/1979. Libro paga – in questo caso la dichiarazione di conformità è da intendersi riferita soltanto al registro presenze, e la stessa può limitarsi anche alla sola indicazione dei lavoratori effettivamente impiegati nello specifico luogo di lavoro; ad esempio in caso di impiego del lavoratore in più cantieri in periodi successivi, anche non consecutivi, non è necessario riportare nella copia conforme le ore di lavoro effettuate in altro cantiere nei giorni precedenti alla data di dichiarazione di conformità.

Ministero del Lavoro, lettera circolare 22 maggio 2007, prot. 25/I/0006366
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[1] Sanzione amministrativa da € 4.000 a € 12.000 – non diffidabile ex art. 13 D.lgs n. 124/2004
[2] Sanzione amministrativa da € 125 a € 770 (soggetti assicurati INAIL) ovvero da € 25 a € 150 (soggetti non assicurati INAIL) – non diffidabile ex art. 13 D.lgs n. 124/2004
[3] di cui articolo 12 del Codice di Comportamento Unitario (CCU).

fonte: consulenzalavoro.it